会计Excel2003数据分析和管理实用技巧

　　为了帮助会计们巧用excel，仁和会计小编特地整理了会计Excel2003数据分析和管理实用技巧。主要汇总了查看Excel中相距较远的两列数据、在Excel中进行快速计算、Web查询保持Excel工作表总是最新、利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算等9个会计人员Excel2003数据分析和管理实用技巧，希望能辅助会计从业人员更加灵活、高效的使用excel处理会计相关工作。

　　1.查看Excel中相距较远的两列数据

　　在Excel中，若要将距离较远的两列数据（如A列与Z列）进行对比，只能不停地移动表格窗内的水平滚动条来分别查看，这样的操作非常麻烦而且容易出错。利用下面这个小技巧，你可以将一个数据表“变”成两个，让相距较远的数据同屏显示。

　　把鼠标指针移到工作表底部水平滚动条右侧的小块上，鼠标指针便会变成一个双向的光标。把这个小块拖到工作表的中部，你便会发现整个工作表被一分为二，出现了两个数据框，而其中的都是当前工作表内的内容。这样你便可以让一个数据框中显示A列数据，另一个数据框中显示Z列数据，从而可以进行轻松的比较。

　　2.管理加载宏

　　包括各种特殊作用的加载宏，它们使用自定义的函数、向导、对话框和其他工具，扩充了工作表的基本功能。默认情况下，每个加载宏都配置为在第一次使用时安装，也就是说在第一次需要某个加载宏时，都要找Office光盘安装，这是非常麻烦的事。为了避免这种情况，你可以一次性将以后可能需要的加载宏安装，或者全部安装它们。单击“工具→加载宏”，出现“加载宏”对话框，选择可能对你有用的加载宏，如“分析工具库”、“规划求解”、“条件求和向导”等，单击“确定”，Excel会提示所选加载宏尚没有安装，询问是否现在安装，选择“是”，然后插入Office安装光盘完成安装。

　　不要在每次启动Excel时加载每个加载宏，因为这样将减慢启动过程，而且每个加载宏都占用了大量的内存。建议你将“自动保存”加载，井设置适当的“自动保存时间间隔”，这样在Excel使用过程中能自动创建备份文件，避免了掉电时丢失尚未保存的文件内容。

　　3.在Excel中进行快速计算

　　查看一系列单元格的最大值的操作方法：

　　选择你感兴趣的单元格，你将看到所选单元格的总和显示在状态栏中。状态栏就是工作表窗口下方的水平区域。如果没有出现状态栏，单击视图菜单中的状态栏，鼠标右击状态栏，然后单击最大值，现在你就可以在状态栏中看到最大值了。该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、最小值。此外，你还可使用该方法计算包含数字的单元格的数量（选择计数值），或者计算已填充单元格的数量（选择计数）。

　　4.快速链接网上的数据

　　你可以用以下方法快速建立与网上工作簿数据的链接：

　　1.打开Internet上含有需要链接数据的工作簿，并在工作簿选定数据，然后单击“编辑→复制”命令；

　　2.打开需要创建链接的工作簿，在需要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格；

　　3.单击“编辑→选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中，选择“粘贴链接”按钮即可。

　　若你想在创建链接时不打开Internet工作簿，可单击需要链接处的单元格，然后键入（=）和URL地址及工作簿位置，如：=http://www.kuai-ji-bao.com/[filel.xls]。

　　5.让Excel出现错误数据提示

　　Excel除了可以对单元格或单元格区域设置数据有效性条件并进行检查外，还可以在用户选择单元格或单元格区域时显示帮助性“输入信息”，也可以在用户输入了非法数据时提示“错误警告”。

　　选取单元格或单元格区域，单击“数据→有效性”命令，单击“输入信息”选项卡，选定“选定单元格时显示输入信息”复选框，输入标题，如“注意”，输入显示信息如“这里应输入负数！”，单击“确定”按钮。此后，再选定那些单元格或单元格区域时，Excel将自动提示上述信息。

　　另外，你还可以对设置了有效性条件检查的单元格或单元格区域，再设置“出错警告”信息，方法是：选取单元格或单元格区域，单击“数据→有效性”命令，单击“出错警告”选项卡，选定“输入无效数据时显示出错警告”复选框，选择警告样式，输入标题如“警告”，输入出错信息如“不能输入正数！”，然后单击“确定”按钮即可。此后，如果你在指定的单元格中输入了正数，Excel将警告你“不能输入正数！”

　　6.Web查询保持Excel工作表总是最新

　　Web页上经常包含适合在Excel中进行分析的信息，例如，可以在Excel中使用直接从Web页上获取的信息分析股票报价。但如果你需要经常更新信息就必须借助Web页上的最新信息。现在Excel2002可以用可刷新Web查询简化这个任务来创建新的可刷新Web查询，方法如下：

　　在浏览器中浏览要查询数据的Web页，把数据复制并粘贴到Excel工作表中。在粘贴的数据下方将出现一个粘贴选项智能标记，单击粘贴选项智能标记右边的箭头，再单击创建可刷新的Web查询，在新建Web查询对话框中，点击你想要查询的数据表前面的黄色箭头，单击导入。

　　在Excel中可以手动或自动刷新这个数据。手动刷新方法如下：在外部数据工具栏上，单击数据区域属性按钮，在刷新控制下面选中你想要的选项的复选框。

　　注意：当你从Web站点获取数据时，可能会丢失一些格式或内容，像脚本、gif图像或单个单元中的数据列表。

　　7.自动筛选前10个

　　有时你可能想对数值字段使用自动筛选来显示数据清单里的前n个最大值或最小值，解决的方法是使用“前10个”自动筛选。当你在自动筛选的数值字段下拉列表中选择“前10个”选项时，将出现“自动筛选前10个”对话框，这里所谓“前10个”是一个一般术语，并不仅局限于前10个，你可以选择最大或最小和定义任意的数字，比如根据需要选择8个、12个等。

　　8.如何消除缩位后的计算误差