企业财务建账要素

企业财务建账要素
要素一:适配的组织人员 .财务组织的搭建和财务人员的选配应贯穿建账筹划的始终.财务组织的设立应结合企业的规模和管理定位,兼顾成本效益原则.企业规模越大、业务越复杂、对财务的定位越高,相应的财务组织职能就会越复杂;反之对于规模小、管理粗放的企业,也没有必要设置很复杂的财务机构.实务中,企业财务通常包含预算管理、核算管理、报表管理、绩效管理、内部控制等五大职能,但相应的财务组织设立并非一蹴而就、一层不变,在运营初期组织架构一般相对简单,组织功能聚焦核算管理、报表管理以满足外部监管要求,后续随着业务发展和企业精细化管理的需要,组织功能向绩效管理、内部控制转换以支撑企业价值创造实现.

适当的财务人员是企业进行独立核算的基础,配置的财务人员数量除考虑企业规模和管理需要以外,还应满足不兼容岗位分离等国家法律法规强制要求,比如会计、出纳岗位不能由同一人担任.同时,企业也应考虑财务人员的专业胜任能力,通过适当的培训或者招聘进行补强,提升财务人员素质及操作能力,减轻独立核算初期的阵痛期.

要素二:可行的财务规则 ."不以规矩,无以成方圆",可行的财务规则是企业财务管理顺利进行的关键.企业在财务建账过程中,还需结合企业管理要求及业务特点,设计出财务制度体系框架,着手制定并发布财务管理、会计核算制度,确保各项工作有法可依.制度的编制应围绕财务组织职能,遵循轻重缓急的原则,优先制定发布与业务相关的、紧急、重要的管理制度,比如费用报销制度、收入管理制度等,重点规范业务开展过程中各职能部门的管理职责、管理流程、审批权限等.

对于子公司、分公司或企业的独立核算单位,除构建内部财务管理规则以外,还需厘清与母公司、总公司或上级单位之间的职责界面,管理与被管理关系等.比如是否具备对外投资权限、核算单位应承担的会计责任等.实务中,可以考虑通过内部公文、会议纪要的方式来明确相应财权及配套权利,确保建账主体自身的合法性.

要素三:完整的系统数据 .现阶段,随着财务软件的普及及应用,企业大都愿意选择电算化手段来进行会计核算,以提高财务管理的效率.这就要求企业购置或自行开发独立的财务软件,按照独立建账的要求在记账系统中开设独立的会计账套,设置会计科目表、会计日历、记账货币及选择会计方法等基本的账套要素.并根据管理需要,选择启用预算系统、报账系统、分析系统等功能模块.对于实行ERP(企业资源计划)系统的企业,还需要考虑财务系统与外部业务系统(如采购、物流、合同、人力)之间的对接.为减少日后系统内、系统间出现的连通、设置问题,企业应加强系统上线前的联测工作.

初始数据的梳理关系到企业后续的会计信息质量,具体包括所有者投入、购入或建造的资产、购销所形成的债权债务、前期的收入及开办费用等数据的梳理,梳理的同时应尽量取得相关数据的支撑依据,确保初始数据的真实、完整.

要素四:综合的配套资源 ."不谋全局,不足谋一域",财务建账还需考虑综合的配套资源.比如企业应按照中国人民银行的管理要求,遵循收支两条线的原则,向银行申请开立基本账户和一般账户,申购支票、汇票等银行票据;篆刻并启用企业财务专用章、企业财务负责人印章;购买现金日记账和银行存款日记账等账簿,并根据启用要求填好扉页内容;配备达到较高安全标准的会计档案室,购买打印机、复印件、扫描仪、装订机、保险柜等硬件设备,购买一定数量的档案盒、凭证纸、整理箱等低值易耗品.