原始凭证的填制与审核

一、概念解释
原始凭证也称单据，是指在经济业务发生时，由业务经办人员直接取得或者填制，用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况，并明确有关经济责任的一种凭证。原始凭证是填制记账凭证或登记账簿的原始依据，是重要的会计核算资料。各单位在经济业务发生时，不但必须取得或者填制原始凭证，还应该将原始凭证及时送交本单位的会计机构或专职会计人员，以保证会计核算工作的顺利进行。
二、业务要点
1．原始凭证的分类
按来源不同，原始凭证可分为外来原始凭证和自制原始凭证。
(1)外来原始凭证，指在同外企业发生三经济往来事项时，从外企业取得的凭证，如发票、飞机和火车的票据、银行收付款通知单，以及企业购买商品、材料时，从供货企业取得的发货票等。
(2)自制原始凭证，指在经济业务事项发生或完成时，由本企业内部经办部门或人员填制的凭证，如收料单、领料单、开工单、成本计算单、出库单等。按其填制手续的不同，自制原始凭证又可分为一次凭证、累计凭证和汇总原始凭证，具体如表3-11所示。
表3-11 自制原始凭证分类
分类
说明
一次凭证
指只反映一项经济业务或同事记录若干同类性质经济业务的原始凭证，其填制手续是一次性完成的。如各种外来原始凭证，企业有关部门领用材料的“领料单”，职工“借款单”，购进材料“入库单”以及根据账簿记录和经济业务的需要填制的记账凭证等，都是一次性凭证
累计凭证
指在一定时期内（一般一个月为限）连续发生的同类经济业务的自制原始凭证，其填制手续是随着经济业务事项的发生而分次进行的，如“限额领料单”
汇总原始凭证
指根据一定时期内反映相同经济业务的多张原始凭证，汇总编制而成的自制原始凭证，以集中反映某项经济业务的总括发生情况。汇总原始凭证既可以简化会计核算工作，又便于对经济业务进行分析与比较，如“工资汇总表”、“现金收入汇总表”、“发料凭证汇总表”等
2.原始凭证的填制要求（如表3-12所示）
表3-12 原始凭证的填制要求


3．原始凭证的基本要素
由于原始凭证是记录经济业务完成情况、明确有关单位与人员经济责任的证明单据，因此，必须认真如实地填制好原始凭证。原始凭证上应包含以下要素：
(1)原始凭证的名称；
(2)原始凭证的编号；
(3)填制口期；
(4)填制和接受原始凭证单位的名称；
(5)所涉及经济业务的数量、计量单位、单价和金额总量；
(6)有关的经济业务内容；
(7)有关部门与人员的签章以及凭证附加条件。
4．原始凭证的附加条件
除具有上述内容外，原始凭证上还应有相应的附加条件，例如：
(1)从外单位取得的原始凭证，应使用印有税务专用章的统一发票并加盖单位公章；
(2)自制的原始凭证，必须要有经办单位负责人或其制定人员的签章；
(3)支付款项的原始凭证，必须要有收款单位和收款人的收款证明；
(4)购买实物的原始凭证，必须要有验收证明；
(5)发生退货并退款时，以退货发票、退货验收证明和对方的收款收据为原始凭证；
(6)职工借款时填制的借款凭证，必须附在记账凭证的后面；
(7)经上级有关部门批准的经济业务事项，应当将批准文件作为原始凭证的附件。
5．原始凭证的审核
会计监督的一个重要手段就是对会计凭证的审核。原始凭证填好后，为了保证其真实可靠，会计部门在据此填制记账凭证并入账前，必须对其进行严格的审核，该审核须按国家统一会计制度的规定进行。审核的主要内容有以下五项。
(1)合法性
审核所发生的经济业务是否符合国家有关规定的要求，以及是介有违反财经制度的现象。
(2)真实性
原始凭证中所列的经济业务事项是否真实，有无弄虚作假的情况。在审核原始凭证的过程中，若发现有多计或少计收入、费用，擅自扩大开支范围、提高开支标准，巧立名目，虚报冒领，滥发奖金和津贴等违反财经制度和财经纪律的情况，不仅不能将其作为合法、真实的原始凭证，还要按规定对其进行处理。
(3)合理性
审核所发生的经济业务是否符合厉行节约、反对浪费、有利于提高经济效益的原则，有无违反该原则的现象。经审核后，如确定有突击使用预算结余购买不需要的物品，以及对陈旧过时的设备进行大修理等违反上述原则的情况，则该凭证不能作为合理的原始凭证。
(4)完整性
审核原始凭证是否填写完整，有无未填或填写不清楚的现象。经审核后，如确定有未填写接受凭证单位名称、无填证单位或制证人员签章、业务内容与附件不符等情况，则该凭证不能作为内容完整的原始凭证。
(5)正确性
审核原始凭证在计算方面是否存在失误。经审核后，如确定有业务内容摘要与数量、金额不相对应，业务所涉及的数量与单价的乘积与金额不符，金额合计错误等情况，则该凭证不能作为正确的原始凭证。
三、应用实务
1．领料单
领料单属于自制原始凭证。为了便于分类汇总，对领料单要“一料一单”地填制，即一种原材料填写一张单据。其基本格式如表3-13所示。
表3-13 领料单

2.入库单
入库单是在将外采购的材料物资验收入库时填制的凭证。其基本格式如表3-14所示。
表3-14 入库单

3.商品验收单
商品验收单是商业企业购进商品后，验收入库的凭证。在商品送往企业后，业务部门应将发货票与经济合同进行核对，经核对无误后再填制商品验收单，一式四联，然后交仓库或实物负责人验收商品。验收完成后，应在商品验收单上加盖收货戳记，然后分送业务、会计、统计等部门据以办理货款结算、记账和登记等手续。其具体格式如表3-15所示。
表3-15 商品验收单