出纳入门：结账与错账

结账与错账

　　一、概念解释

　　结账就是把一定时期(月、季、年)内发生的经济业务全部登记入账后，计算并记录各种账簿的本期发生额和期末余额，进行试算平衡，并结转下期或下年度账簿的一种账务处理方法。具体如下表所示。

结账时间 说明 日结 每日业务终了时，出纳人员逐笔、顺序地登记完现金日记账和银行存款日记账后，结出本日余额，并将现金日记账余额与当日库存现金核对 月结 在本月最后一笔记录下面划一条通栏单红线，并在下一行的摘要栏中用红字居中书写“本月合计”，同时在该行结出本月发生额合计及余额，然后在“本月合计”行下面再划一条通栏单红线 年结 封账 年终结账时，各账户按上述方法进行月结的同时，为便于核对账目，要将各账户结计全年发生额和年末余额，在摘要栏内注明“本年合计”字样，并在该行下面划通栏双红线，表示“年末封账” 结账新账 结转下年时，凡是有余额的账户，都应在年末“本年累计”行下面划通栏双红线，在下面摘要栏注明“结转下年”字样，不需编制记账凭证，但必须把年末余额转入下年新账。转入下年新账时，应在账页第一行摘要栏内注明“上年结转”字样，并在余额栏内填写上年结转的余额

　　二、业务要点

　　1.结账的工作内容

　　企业应按照有关规定定期做好结账工作，具体包括以下内容。

　　(1)结算期内发生的符各项经济业务要全部入账，不能提前也不得延时结账。

　　(2)对企业已实现而尚未获得的利润、应计提的折旧、应摊销和预提的费用、应交税费等，应按权责发生制原则进行计算，编制会计记账凭证，并记入有关账簿。

　　(3)各种费用、收益账户的余额要在有关账户问进行结转，如将“制造费用”账户的期末余额要按一定的比例分配后转入“生产成本”账户，将“主营业务收入”、“主营业务成本”、“销售费用”、“营业税金及附加”、“管理费用”、“投资收益”、“财务费用”等有关账户的期末余额转入“本年利润”账户。

　　(4)对现金日记账、银行存款日记账、总账以及各明细账户应结出本期发生额和期末余额。

　　2.结账的要求

　　结账的要求如下表所示。

结账时期 具体要求 结账前 将本期内所发生的各项货币资金收付业务全部登记入账 结账时 结出“现金”和“银行存款”账户的本月（年）发生额和期末余额 年终结账 将“现金”和“银行存款”账户的余额结转到下一个会计年度，并在摘要栏注明“结转下年”字样。在下一个会计年度新建的“现金”和“银行存款”日记账的第一页第一行的摘要栏内注明“上年结转”字样，并将金额填入余额栏

　　3.结账的方法

　　结账的方法如下表所示。

结账方法 具体内容 日结账 每日业务终了时，出纳人员应逐笔、序时地登记现金日记账和银行存款日记账，并结算出本日余额。现金日记账应与当日库存现金进行核对 出纳人员应按规定登记“收入日记账”和“支出日记账”，结出当日收入合计数和支出合计数，然后将“支出日记账”中的当日支出合计数转记入“收入日记账”中的当日支出合计栏内，并在此基础上结出当日账面余额 月结账 月结账是以一个月为结账周期，每个月末对本月内经济业务进行总结。在每月月底，要采用划线结账的方法进行结账，即在各账户的最后一笔账的下一行结出“本期发生额”和“期末余额”，在摘要栏内注明“本月合计”字样 月末如无余额，应在“借或贷”一栏中注明“平”，并在“余额”栏中记“0”后划上一条红线。对于需逐月结算本年累计发生额的账户，应逐月计算自年初至本月止的累计发生额，并登记在月结的下一行。最后，出纳人员应在“摘要”栏内注明“本月累计”字样 季结账 办理季结时，出纳人员应在各账户本季度最后一个 月的月结下面划一条通栏红线，表示本季结束，并在红线下结算出本季发生额和季末余额，在摘要栏内注明“本季合计”字样，最后在摘要栏下面划一条通栏红线，表示完成季结工作 年结账 年结账是以一年为周期，对本年度各项经济业务情况及结果进行总结。在年末，将全年的发生额累计登记在12月份合计数的下一行，在摘要栏内注明“本年合计”字样，并在下面划双红线 对于有余额的账户，应把余额结算至下一年，在年结数的下一行摘要栏内注明“上年结转”字样，并把上年年末的余额数填写在余额栏内
 

　　三、应用实务

　　出纳人员一旦发现错账，要立即采取方法查明错账的原因并更正。

　　1.错账产生的原因

　　(1)记账方向错误。在记账时，将账簿中的借方记成贷方，或将贷方记成借方;将

　　应记红字的数字误记为为蓝字，或把应记蓝字数字误记为红字等。

　　(2)漏记。在记账时，将某一凭证金额的数字遗漏，未记入账簿。

　　(3)重记。在记账时，将已经登记入账的金额数字重复记入账簿。

　　(4)记错科目。在记账时，“张冠李戴”，如将现金记入银行存款科目。

　　(5)数字位数移位。在记账时，将数字位数移动，将大数写小或将小数写大。

　　(6)数字位数颠倒。在记账时，将某一数字中相邻的两位数字颠倒登记入账。

　　(7)结账时计算错误。在结账时，发现数字打错或余额记错，从而导致账项不符。

　　2.错账查找方法

　　错账查找的方法如下表所示。

查找方法 具体说明 顺查法 顺查法是指按照原来账务处理的顺序从头到尾进行普遍检查。这种方法主要适用于期末对账簿进行的全貌核对和不规则的错误查找。为避免重复查找，对查过的账目要在数字旁边画“√”或其他记号 逆查法 逆查法是指按照与原来账务处理的相反顺序从尾到头普遍检查。按照这种方法查找错误更加方便、快速。逆查法适用于出纳人员认为错误可能出在当天最后几笔业务或者当月最后几天的业务时 抽查法 抽查法是指出纳人员从账簿中随机抽取出某些部分对其进行局部检查 数字移位查找法 数字移位查找法是指记账时“以小写大”或者“以大写小”造成的错误。例如，将50元误记为500元，错位的差异数为450，使其原数扩大了9倍，将差数除9为50，得出移位数。计算出移位数后，经过分析，如果是账上多记，则要在凭证上查看是否有与移位数相同的数，并看其是否记错；如果是账上少记，则要在账上查看是否有与错位数相同的数，并看其是否记错 数字颠倒查找法 数字颠倒查找法是指记账时将某一组数字的几个数字颠倒。例如，将65437误记为65374，差额为63。其错误特征为差额是9的倍数、差额数码相加之和是9、被颠倒的两个数额之差是差额除以9所得的商