Excel在审计工作中的应用

　随着计算机技术的广泛运用，审计人员已经逐步从繁杂的手工劳动中解脱出来。审计人员如果能够正确、灵活地使用Excel，则能大大减少日常工作中复杂的手工劳动量，提高审计效率。本人结合工作实际总结了一些使用方法，与大家一起分享。
　　一、设计使用电子表格应把握以下几点原则
　　（一）表格的设计要符合审计项目实施方案的要求。审计项目实施方案规定了整个审计项目实施的依据和总体要求，所以表格的设计就要紧贴审计项目实施方案的内容和要求进行。
　　（二）表格的设计要简约实用。对于审计项目实施方案中规定的审计或审计调查的内容，表格设计一定要做到简约实用，对需要的数据项目进行采集，而有些不需要的数据项目尽量不要涉及，能使用二维表格完成的就不要使用三维表格，这样做既方便了表格填报者理解表格内容，也对表格回收后的统计工作带来极大便利。
　　（三）表格数据项目的勾稽关系要合理。表格的设计最重要的一个方面就是其表内和表间的勾稽关系，在设计表格之初就应该充分考虑到表格需要的数据项目之间是否存在数理逻辑关系，在设计表格时要将这些关系在表格中体现或在表格附注中标明，这样既方便了表格填报者理解和正确填写表格，也为审计人员判断表格数据的合理性提供了重要依据。
　　（四）表格设计要使用合适的计量单位，便于汇总。表格采集的数据项目不是单纯的数字，而是代表了一定的实际意义，例如货币数量、产量、工程量等，规范这些数据就要求我们选取合适的计量单位，根据审前调查和审计项目实施方案的要求，选取适当的计量单位会使得取得的数据更加有效，便于汇总。
　　二、使用方法简述
　　（一）基本技巧
　　1、通过自动设置小数点快速输入小数。审计人员经常要输入大量的小数(通常是2位小数)，可以用“自动设置小数点”功能来快速输入小数。
　　执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“编辑”标签下，选中“自动设置小数点”选项，然后在“位数”右侧的方框中输入数字“2”，确定返回，再输入数字，系统自动设置2位小数。
　　注意：①此时，输入的数字要包含“2”位小数，如果没有小数也要用“0”补齐。例如，要输入“23、34.56”时，请输入“2300、3456”。②如果把“位数”设置为负数(如“-2”)，则将输入的数字扩大“100倍”，例如，输入“123、12.45”，确认后显示为“12300、1245”。
　　2、在Excel中将文本转换为数字的方法。审计人员有时从被审单位财务软件后台数据库中的数据库文件导入到Excel中，Excel可能会将其中的某些数字识别为文本。这将导致某些函数(如SUM 和AVERAGE)忽略这些单元格中的数值。除了要转换的数字外，这些文本串还可能包含真正的文本字符。那么如何将文本转换为数字？
　　（1）在“工具”菜单上，单击“选项”。
　　（2）单击“错误检查”选项卡。
　　（3）单击以选中“启用后台错误检查”复选框。
　　（4）单击以选中“数字以文本形式存储”复选框。
　　（5）单击以选中您要打开的其他规则。
　　（6）单击“确定”。
　　（7）单击包含错误指示器的单元格。
　　（8）单击单元格旁边的错误按钮，然后单击“转换为数字”。
　　3、Excel中快速输入有相同特征的数据。在输入一些相同特征数据，比如会计科目代码、身份证号、材料入库号等，都是前面几位相同，只是后面的数字不一样。
　　有简单的方法，只输后面几位，前面相同的几位让计算机自动填充呢？下面以10位数的材料入库号（前面都是252303）为例给大家讲讲。
　　方法1：
　　假如要输入的数据放在A列，从A2单元格开始在下面的单元格输入入库号后面几位数字，所有的数据输入完毕后，在B2单元格中输入公式“=252303&&A2”然后回车，这样B2单元格的数据在A2的基础上就自动加上了252303。
　　鼠标放到B2位置，双击单元格的填充柄（或者向下拉填充柄），瞬间B列全部加上了252303，至此所有的数据都改好了。
　　方法2：
　　（1）选定要输入共同特征数据的单元格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框（也可依次选择“格式→单元格”菜单命令打开）。
　　（2）选择“数字”选项卡，选中“分类”下面的“自定义”选项，然后在“类型”下面的文本框中输入2523030000（注意：后面有几位不同的数据就补几个0），单击〔确定〕按钮即可。
　　（3）在单元格中只需输入后几位数字，如“2523034589”只要输入“4589”，系统就会自动在数据前面添加“252303”。
　　也可以先输入数字，再选中单元格区域设定数据格式，可以得到相同的效果。
　　4、根据身份证号提取出生日期。假定身份证号在A1单元格
　　方法1：=IF(LEN(A1)=18‚DATE(MID(A1‚7‚4)‚MID(A1‚11‚2)‚MID(A1‚13‚2))‚IF(LEN(A1)
　　=15‚DATE(MID(A1‚7‚2)‚MID(A1‚9‚2)‚MID(A1‚11‚2))‚"错误身份证号"))
　　方法2：=TEXT(MID(A1‚7‚6+(LEN(A1)=18)*2)‚"#-00-00")*1
　　5、同时在多个工作表中输入相同的内容。如果同一工作簿内包含多个相似的工作表，无需分别为这些工作表输入相同的文字信息。先按住Shift键，点击工作表的名字选中所有工作表，然后在第一个工作表中填写所有工作表相同的内容，其余工作表中也会自动出现这些内容。
　　6、轻松选中一大块有内容的单元。如果单纯用鼠标选择，可不是一件轻松的事情，可能会漏选，也可能因为某个单元的内容超出边界而多选了空白的单元。你可以先选中一小块包含内容的单元，然后按Ctrl+Shift+8，Excel自动把选中区域扩展到周围所有非空单元。