会计Excel2003打印实用技巧

　为了帮助会计们巧用excel，仁和会计小编特地整理了会计Excel2003打印实用技巧集合，汇总了选择打印区域、批量打印报表、改变打印比例、巧妙取消打印内容、套打表格等11个会计人员Excel2003打印实用技巧，希望能辅助会计从业人员更加灵活、高效的使用excel处理会计相关工作。

　　一、选择打印区域

　　在实际工作中，往往只需要将工作表中的一个或几个区域的数据打印出来，如何打印选定区域的数据呢？做法如下：

　　首先选择工作表中要打印的一个区域（如果想要选择多个区域，可按下Ctrl键，再选择其他区域），然后单击“文件→打印区域→设置打印区域”命令，这样，在打印时就会只打印工作表中选定区域的数据。

　　二、快速打印工作表

　　若选择“文件”菜单中“打印”命令来打印，会出现“打印”对话框让你选择，程序繁琐。若要跳过该对话框，你可以单击“常用”工具栏上的“打印”按钮或者按下Shift键并单击“打印预览”按钮，Excel将使用“选定工作表”选项打印。

　　三、批量打印报表

　　在日常工作中经常要上报表格，对于上报表格一般都有统一的格式：表头中的内容固定不变，页面大小、每页包含的行数、行高、列数、列宽都已经确定好了，风格一致，整齐美观自不必说，还都习惯在每一页的最后一行加入“本页合计”，以方便汇总。这些要求对打印少量的表来说不算什么，当表中记录很多时，打印的页数自然也很多，直接设置原表的格式再打印，工作量大而繁琐。这里提供一个办法，可以较好地解决此问题。

　　1.制作样板表

　　将一个空的工作表按报表要求的格式设置好，包括表头、字体类型和大小、页眉、页脚等各项，如果要求最后一行有“本页合计”的话，请在合计栏填写好合计公式，然后预览或打印，根据所得效果直至修改合适为止，我们将这个表暂时称为“样板表”。

　　2.预处理准备打印的工作表

　　这是对原来表中有合计行或其它不需要上报的信息而言的，可以将这些东西往下移动，移动的行数应相当于样板表的行数或更多，但不能少于样板表行数，也可将其清除。

　　3.录制宏程序

　　开始录制：复制第一份工作表上的记录，复制的行数一定要与“样板表”的可用行数相同（当然不包括合计行），然后将光标放到准备在下一次复制的区域的左上角，再将内容粘贴到样板表上并进行试打印，录制结束。然后根据情况对得到的程序进行适当修改，并设置好快捷键，直至调试成功为止。成功的标志是：只要按快捷键，就能自动完成从复制到粘贴、打印这一系列操作；当然，如果样板表最后一行输入有合计公式，合计结果也应随粘贴的内容不同而不同，随后就可正式开始打印了。

　　在操作过程中要注意：

　　a.确保原表与“样板表”之间的格式一致。如果不一致，可能显示值不正确，尤其是日期字段要特别注意；

　　b.对记录行数多的工作表，可能需要多次复制才能打印完。

　　四、禁止打印内嵌式图表

　　如果你不想在打印输出时包含图表，那么右键单击该图表，然后从出现的快捷菜单中选择“图表区格式”，单击“图表区格式”对话框中的“属性”标签，然后取消“打印对象”复选项的选择即可。

　　五、改变打印比例

　　通常，Excel在打印数据内容超过一页宽的工作表时，总是先打印工作表的左半部分，再打印右半部分。如何让所有列在一页中打印出来呢？方法有两种：

　　方法一：单击“视图→分页预览”命令，把鼠标指向垂直分页符，当鼠标指针变成双向箭头时，将垂直分页符拖至最右一列的右边，垂直分页符被重新设置，所有的列均可在一页中显示。

　　方法二：单击“文件→页面设置”命令，在弹出的“页面设置”对话框中选择“页面”标签，调整“缩放”比例为适当的百分比，可以得到与方法一同样的效果。

　　六、加快打印工作表速度

　　如果想在打印工作表时加快打印的速度，可以单击“文件→页面设置”命令，在弹出的“页面设置”对话框中进行以下任一操作：

　　1.单击“页面”选项卡，在“打印质量”下拉框中选择一种低分辨率的方式来打印就可以缩短打印时间；

　　2.单击“工作表”选项卡，选中“按草稿方式”复选框，以草稿方式打印文档将忽略格式和大部分图形以提高打印速度；

　　3.单击“工作表”选项卡，选中“单色打印”复选框。在单色打印机上，Excel以不同的灰度来打印彩色效果。如果将彩色以单色方式打印，可以减少在打印彩色工作表时所需的时间。在以单色方式打印工作表时，Excel将彩色字体和边框打印成黑色，而不使用灰度。

　　七、显示完整菜单

　　Excel新的选单结构（个性化菜单和工具栏）在提高工作效率和增强紧凑性方面有了很大改进，各选单中简捷的列表使新用户不会被其强大的功能所吓跑。如果需要的选项没有出现在短菜单中，用以下3种方法中的任何一种可以显示完整的菜单：

　　1.单击短菜单底部的双V型字符；

　　2.一直打开着短菜单超过3秒钟，不用进行任何选择；

　　3.双击菜单可以立即出现完整菜单；

　　4.单击“工具→自定义”命令，在打开的对话框中选择“选项”标签，选中其中的“始终显示整个菜单”选项，Excel就不会再折叠菜单。单击某个菜单，所有的命令就会出现在下拉列表中。

　　八、套打表格

　　有的报表是上级发来的现成的空表，要求填写后再上报，如果填写的内容原本就保存在Excel工作簿中的话，就可用打印机填写，这样显得美观规范，效率也较高。这样做的难处在于内容必须准确地打印在规定的格子中，即所谓套打。实现套打的关键是位置设置必须准确。步骤如下：先设置页面，然后设计“样板表”，由于只是打印填写数据记录，所以，表头文字就用不上了，仅留出空位置即可。先将一页“填写”的内容粘贴进“样板表”中，仔细设行高和列宽，字体宜小不宜大，水平竖直方向都先使用居中对齐，最后将表格线去掉，就可以先试打，若出现部分内容在格子中的位置偏差过大，可以设置单元格的水平或竖直位置，根据打印效果修改至合格。只要设置好这一个“样板表”，就可以将原始记录粘贴到样板表中进行正式打印。